„Lean“ sistemos privalumai: kaip saugiai eksperimentuoti versle ir nenustoti augti?

2019 01 15

Nuo pirmųjų sistemingų „Lean“ žingsnių Lietuvoje jau praėjo kone 15 metų. Leidyklos VAGA neseniai išleistoje „Lean.lt“ įkūrėjo ir ilgamečio praktiko Vido Petraičio sumanytoje knygoje „Lean. Strategija. Lyderystė. Pamokos“ kalbinami 12 sėkmingiausių Lietuvos įmonių vadovų, tokių kaip prof. Algimantas Markauskas („Thermo Fisher Scientific Baltics“), Edvardas Liachovičius („Girteka Logistics“), Raimundas Petrauskas („Schmitz Cargobull Baltic“) ir kt. Pasiekę pripažintos lyderystės savo srityse, jie dalijasi patirtimi, kurią sukaupė vesdami savo komandas „Lean“ įgyvendinimo keliu.

„Ši knyga aktuali tiems, kurie dar tik pradeda savo kelionę su „Lean“ ir nori mokytis iš kitų įmonių pasiekimų ir klaidų. Naudingi atradimai laukia ir jau taikančių „Lean“ principus, tačiau ieškančių naujų įžvalgų ir įkvėpimų. Universalu, kad šią verslo filosofiją naudinga pradėti įgyvendinti bet kuriame organizacijos veiklos etape – tiek pirmąkart susiduriant su iššūkiais, tiek pasiekus olimpo“, ‒ įsitikinęs V.Petraitis. Esminius pokyčius sėkmingai įgyvendinusi įmonė „Circle K Lietuva“ su „Lean“ dirba jau tryliktus metus ir išgyvena „trečiąją bangą“. Nors „Lean“ principai gana paprasti, sistemos diegimas gali būti kupinas iššūkių. Todėl įrankius, medžiagą reikia reguliariai atnaujinti ir nestovėti vietoje. Apie „Lean“ įgyvendinimo ypatumus paslaugų sektoriuje – kalbamės su „Circle K Lietuva“ generaliniu direktoriumi Skirmantu Mačiuku. 

Sprendimas diegti „Lean“ tuo metu dar „Statoil“ vadintame degalinių tinkle buvo priimtas korporatyviniu lygmeniu. 2006 m. prie sėkmingai pagal šią sistemą dirbusių tarptautinių įmonių prisijungė visi Europoje veikiantys „Statoil“ padaliniai. Lietuvoje „Statoil“ buvo pirmoji mažmeninės prekybos įmonė, patikėjusi „Lean“ sistema ir sėkmingai ją pritaikiusi paslaugų versle. Tiesa, pažymi vadovas, nei „Lean“, nei įmonė nestovi vietoje, todėl 2013 m., reaguojant į esamą situaciją rinkoje, sistema buvo atnaujinta. Dabar „Circle K Lietuva“ – „trečiosios bangos“ etape.

 

„Verslui plečiantis, mūsų koncepcijos irgi pradeda krypti į vieną ar į kitą pusę, tad prie to reikia pritaikyti ir „Lean“ sistemą. Negali vadovautis vien tik tais metodais, kurie buvo aktualūs 2006 m. Todėl, reaguodami į verslo pokyčius, klientų poreikius, srautus, iš naujo vertiname savo praktiką“, – aiškina vadovas. Šiandien įmonės koridoriais vaikšto nemažai darbuotojų, dar puikiai menančių sistemos starto metus. Tačiau procesas nebuvo lengvas. Vadovas pripažįsta, kad ne visi įmonėje norėjo keistis ir apie 10% degalinių vadovų paliko įmonę. 2016-aisiais iš regiono vadovų, degalinių vadovų ir operatorių sudaryta komanda metams atidėjo savo pagrindines pareigas į šalį ir visa galva nėrė į naująjį projektą. Strateginį sprendimą diegti „Lean“ sistemą „iš apačios į viršų“ S.Mačiukas laiko pasiteisinusiu – daugumai degalinėse dirbančių darbuotojų buvo lengviau patikėti sistema, kai ją kūrė ir pristatinėjo „savi“. Tokios strategijos derinant ir diegiant naujus patobulinimus organizacija laikosi iki šiol: ofise sugalvoti nauji procesai yra atiduodami darbuotojų grupėms, sudarytoms iš degalinių vadovų ir pavaduotojų, kurios filtruoja, testuoja ir taiso procesus, tik po to jie pritaikomi visose degalinėse. „Kiekviena šalis yra savita, tad kai kurie dalykai yra truputį keičiami pagal tos šalies specifiką, bet iš esmės visoje Europoje „Circle K“ diegiama vienoda sistema. Keičiantis patirtimi su Lietuvoje dirbančiais „Lean“ profesionalais, priimant į svečius atvykstančius kitų įmonių atstovus matome, kad „Lean“ nėra labai formalizuota. Kiekviena įmonė prisitaiko sau geriausiai veikiančią praktiką“, teigia S.Mačiukas. „Nė vienas metodas nėra „įkaltas į akmenį“, mūsų darbuotojai juos nuolatos tobulina.

„Lean“ esmę geriausiai nusako du pagrindiniai principai: nuolatinis gerinimas ir nereikalingos veiklos atsisakymas. Mažmeninės prekybos srityje esminis elementas – didesnės vertės kūrimas klientui. „Circle K“ tikslas – kad klientas, apsilankęs degalinėje, būtų aptarnautas kuo operatyviau, t.y. kuo greičiau ir kuo kokybiškiau gautų viską, ko jam reikia, o tuo pačiu ir degalinės darbuotojai taupytų savo laiką. Tam reikia didžiulės sistemos, apimančios ir dirbančius žmones, ir patogų prekių išdėstymą. „Lean“ mažmeniniame versle pirmiausiai taikoma atsižvelgiant į klientą – aiškinamasi, kas klientui gali kelti nepatogumų, o tuomet, pritaikant kurią nors praktiką, išsprendžiant šį uždavinį. Galbūt problema – tiekimas, pamainų planavimas ar nelogiškai sutvarkyti procesai. „Lean“ padeda tiek identifikuoti problemines sritis, tiek jas išspręsti. Dar vienas šios sistemos privalumas – standartizuota veikla. „Veikiame visoje Lietuvoje ir „Lean“ mums padeda visur veikti pagal vieną standartą. Visose mūsų degalinėse Lietuvoje procesai yra vienodi – tai reiškia, kad, pavyzdžiui, Telšių degalinės vadovas gali atvažiuoti į Vilnių ir iš karto pradėti dirbti. Degalinėms labai paprasta keistis darbuotojais. Kiekvienas operatorius dėl „Lean“ gali dirbti bet kurioje degalinėje, prie jo nereikia stovėti ir aiškinti, ką daryti, nes tiek administravimo, tiek operaciniai darbai visur yra standartizuoti. Mažmeninei rinkai tai labai svarbu“, – akcentuoja pašnekovas.

„Nuolatinis idėjų, patobulinimų siūlymas yra esminis pokyčių variklis, todėl kuriame aplinką, kad darbuotojai galėtų lengvai siūlyti idėjas, jomis dalintis, testuoti, įdiegti. Ir darbuotojų iniciatyvos tikrai netrūksta, ji nuolatos auga – turime sukūrę ir atsidėkojimo sistemą („Thank You“) už idėjų generavimą ir testavimą“, ‒ pasakoja S.Mačiukas. Ir pateikia paprastą pavyzdį. Degalinėse naujiena – pirkėjams siūloma įsigyti šviežių, ką tik pagamintų sumuštinių. „Mes iš pradžių mokome žmones, kaip gaminti, bet po kurio laiko patys operatoriai, kurie kiekvieną naktį gamina sumuštinius, vis randa būdų, kaip padaryti greičiau ar efektyviau. Jie atsiunčia nuotrauką, žinutę su trumpu prierašu „taip padažą ant sumuštinio užtepsite daug greičiau“ ar pan. Taip paprastai jie padeda tiek sau, tiek kolegoms“, – toliau dėsto pašnekovas. Tiesa, dažnai žodis „kaizenas“ taip ir nenuskamba – įmonėje šiuos siūlymus įprasta vadinti gerosios patirties dalijimusi. Vis dėlto, daugiausia pokyčių įvyko planuojant darbo laiką. Paprastai tariant, kiekviena operacija – nuo dešrainio gaminimo, dujų bako pildymo iki tualeto valymo, kavos aparato ar prekių papildymo – degalinėje matuojama sekundėmis. Absoliučiai visos operacijos su laikmačiu išmatuojamos „Lean“ komandos. Tada visų operacijų trukmė yra įtraukiama į modeliavimo įrankį – organizacija turi istorinius klientų srautų duomenis. Kiekviena degalinė, priklausomai nuo vietos (miestas, miestelis, greitkelis, pasienis), aptarnauja skirtingą žmonių skaičių. Šis įrankis padeda planuotis darbo valandas – kiek tiksliai kiekvieną dieną tam tikrą valandą reikia darbuotojų. Tokiu būdu gaunami labai tikslūs darbo grafikai leidžia pasiekti vieno geriausių darbo sąnaudų efektyvumo Lietuvoje. Taip tiksliai planuojant darbuotojų užimtumą, įmonei per krizę nereikėjo atleisti nė vieno darbuotojo – jie buvo perkelti ten, kur srautai nebuvo sumažėję. Yra atvejų, kai tas pats darbuotojas dirba dviejose degalinėse tame pačiame miestelyje (po pusę etato).

Kita nepamainoma „Lean“ praktika, nuolat naudojama „Circle K“ darbe, – „Just in time“. Tai procesų planavimo būdas, optimizuojantis medžiagų tiekimą, kad jų būtų tik tokių, kokių reikia, tada, kai reikia, ir tiek, kiek reikia. Ši sistema padeda suderinti logistinius veiksmus, maisto produktų ir degalų tiekimą. „Visi užsakymai atliekami laiku ir tik tiek, kiek jų reikia. Degalinės vadovui nereikia uždususiam lakstyti po salę ir ieškoti, ko trūksta. Pagal esamus pardavimus sistema pati nustato reikiamą užsakymų skaičių ir tiekėjui išsiunčia užklausą. Šią grandį esame maksimaliai sutvarkę, o degalų užsakymus ir pilnai automatizavę, minimizavę žmogiškąjį veiksnį“, – džiaugiasi vadovas. Sutaupytas laikas skiriamas prekybos salei, bendrauti su klientais, o ne administracinėms užduotims. Žinoma, toks sklandus darbas – daugelio ankstesnių veiksmų rezultatas. Už juos atsakinga speciali komanda. „Kiekviena naujovė, nauja prekė ar paslauga vis sukuria naują procesą. Administracijoje turime profesionalų grupę, kuri analizuoja tą procesą, įvertina galimas grėsmes, išmatuoja laiką, viską suskaičiuoja. Nė viena inovacija nepasiekia mūsų degalinių neišbandyta „Lean“ kontrolės specialistų. Neeksperimentuojame, nevarginame degalinių darbuotojų neprasmingais testais. Kai degalinėje atsiranda kokia nors naujovė, tai iki tol viskas jau būna patikrinta, išmatuota ir parinktas geriausias variantas. Tada darbuotojai jaučia, kad gerbiamas jų darbas ir darbo laikas“, – pabrėžia S.Mačiukas. Kad darbuotojai pasitikėtų „Lean“ sistema nuo pat pradžių, reikėjo atlikti nemažai namų darbų. Ir jie truko ne dieną dvi, o bent metus. Žmonės buvo įtraukiami į planavimą, mokymus, paprastais, praktiniais pavyzdžiais aiškinama, kokia „Lean“ nauda. „Kai parodai, kad žmogus užtrunka 15 minučių sandėlyje ieškodamas konkrečios rūšies kavos pupelių, o tai galima padaryti per pusę minutės, dėl „5S“ naudos niekam klausimų nebekyla. Kai žmonės patys pamatė, kad tai jų darbo palengvinimas, jokio pasipriešinimo nebuvo. Aišku, tuo metu mums gelbėjo ir pati situacija, tuo metu labai augome, mūsų tinklas plėtėsi. Tai reiškia, kad niekada neturėjome žmonių pertekliaus, jie natūraliai persiskirstė“, – apibendrino pašnekovas.

Originalų straipsnį galite rasti čia.